Gestão Fiscal 4.0

O uso da tecnologia no dia a dia da área fiscal faz parte de uma tríade temporal: fez parte do passado, traz desafios diários e irá trazer ainda mais desafios para o amanhã. Como consultor fiscal e também usuário da tecnologia fiscal em empresas, acompanhei a evolução do uso, cada vez mais comum, da sopa de letrinhas: NFe, EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições, ECD, ECF, EFD Reinf e assim por diante. A relação entre o uso da tecnologia e a área fiscal se resume a: ame-a ou deixe-a. Como a segunda opção não é mais cabível num mundo cada dia mais digital, o jeito é utilizá-la a seu favor. Assim sendo, o gestor fiscal deve enxergar a tecnologia como oportunidade, de modo a utilizá-la de forma amigável e extrair dela o máximo de seu potencial. A transformação do papel em arquivos digitais promoveu profundas alterações na rotina das empresas, trazendo a necessidade de se revisar toda a cadeia de alimentação de dados da área fiscal: processo de compras, processo de recebimento de mercadorias, registro de entrada de notas fiscais (compra ou devolução), apuração dos impostos e o processo de faturamento, para citar os mais envolvidos até o momento. Em breve, se é que já não está envolvido, o setor de custos das empresas também será profundamente envolvido em razão do Bloco K previsto no EFD ICMS/IPI.

PROCESSOS CRÍTICOS PARA TODA EMPRESA

1º COMPRAS No setor de compras, o uso da NFe permite que a empresa já tenha acesso à NF emitida pelo fornecedor antes mesmo que a mercadoria saia de dentro da empresa, podendo, por exemplo, criticar o preço, a classificação fiscal da mercadoria adquirida, antecipando o cancelamento da NF pela vendedora e permitindo que a empresa não tenha surpresas e problemas a resolver com a mercadoria comprada, apenas no momento em que o produto já se encontra na porta da empresa. Aquela situação de ter o transportador na empresa em razão de um erro no preço ou quantidade destacada na NF deve se tornar exceção e não situação corriqueira, como acontece atualmente com a maior parte das companhias. 2º RECEBIMENTO O recebimento de mercadorias já está evoluindo para um processo quase que totalmente automatizado, iniciando-se com a crítica da nota fiscal de compra antes mesmo de sua chegada na empresa, pré-crítica de todas as informações e retificação das divergências antes da chegada da mercadoria na empresa, verificação do status da DANFE (cancelada, autorizada etc.) e realização automática (ou quase isso) da entrada física (MIGO) e entrada fiscal (MIRO) da mercadoria – termos usados em um sistema ERP alemão mundialmente utilizado. 3º REGISTRO DE NOTAS FISCAIS O processo de registro de notas fiscais de entrada de insumos, mercadorias para revenda e serviços, já praticamente todo automatizado, como citado anteriormente, tem agora nas notas fiscais de devolução de mercadorias de clientes um desafio. Problema muito recorrente em empresas do setor atacadista, as devoluções parciais dos clientes exigem o registro dentro do sistema ERP da empresa, de NF emitida por terceiros, cada qual com seu código de mercadoria, classificação fiscal, etc. A boa notícia é que já existem vários sistemas, integrados ao ERP da empresa, que conseguem efetuar esse registro com base em um banco de dados criado, reduzindo drasticamente esse problema. 4º APURAÇÃO DE IMPOSTOS O setor de apuração de impostos e preenchimento de obrigações acessórias, talvez o que mais tenha sido afetado pela virtualização dos documentos e livros fiscais, deve agora preencher centenas de informações antes não exigidas. Exemplo disso: um arquivo .xml (arquivo digital referente à NFe) possui mais de 350 campos preenchíveis, o EFD ICMS/IPI, talvez mais de quatro vezes esse número. Como lidar com toda essa complexidade? Ora, com mais tecnologia! Empresas oferecem sistemas de cruzamento de informações internas nestas obrigações e também cruzamentos entre mais de uma obrigação. Revisões anuais realizadas por consultoria especializada ajuda a identificar erros que podem trazer graves consequências e a indicar como sanar o problema de forma definitiva.

PERGUNTAS QUE DEVEM SER RESPONDIDAS POR TODAS AS EMPRESAS

Pequenos questionamentos como: ‘tudo que foi adquirido pela empresa foi registrado?’, ‘os pedidos de compra conferem com as notas fiscais de entrada?’, ‘100% das NFe emitidas contra o CNPJ da empresa naquele mês foram recebidas e estão registradas?’, ‘A quantidade e preço registrados na entrada da mercadoria alimentou corretamente o sistema de custeio da empresa?’, dentre outros, talvez sejam perguntas simplórias para gigantes que já passaram por isso e se encontram anos à frente destes questionamentos. Mas não para empresas nascentes e que estão enfrentando um processo de crescimento. É importante perceber que a automatização de processos e o aumento da complexidade no preenchimento de obrigações acessórias trouxe consigo o aumento do risco de erro para as empresas. Se por um lado a falha humana foi mitigada, por outro a automatização de processos sem a revisão periódica e cruzada de informações aumentou, exponencialmente, o risco de erros que, uma vez identificados, já causaram distorções (ainda que temporárias) na apuração do resultado, erros no preenchimento de obrigações acessórias, falta de envio de informações obrigatórias, dentre outras.

MAS O QUE É IMPRESCINDÍVEL?

A área fiscal e a era digital estão casadas e devem zelar para que esta relação seja boa para ambos, uma relação efetivamente amorosa. Para que isso ocorra, é imprescindível implementar processos para que: (i) erros sejam corrigidos antes de “contaminarem” a apuração fiscal da empresa; (ii) erros sejam identificados o quanto antes nas informações geradas por terceiros para a empresa; (iii) cruzamentos entre obrigações sejam intensificadas e aprofundadas para identificar divergências tão logo sejam geradas; e (iv) cruzamentos e testes de informações contábeis e fiscais sejam periodicamente realizados. Para tanto, existem soluções tecnológicas que ajudam a evitar equívocos na área fiscal cometidos pelas empresas no uso da própria tecnologia, evitando contingências antes que estas possam gerar riscos e/ou despesas indevidas às companhias. A expertise neste tipo de trabalho, na forma como as informações são geradas, sua finalidade e, por que não dizer, para quem são geradas nas empresas, aliado ao uso de ferramentas tecnológicas, é o que deve buscar a gestão fiscal 4.0. A consultoria fiscal da Melo Campos Advogados pode auxiliar sua empresa nesta questão.